To-Do List, который хочется выполнить: составляем и используем список задач правильно!

Когда дела наваливаются так, что и не разгрести, человек начинает «перегреваться», это еще называют «сгорел на работе». В попытках выполнить рабочие задачи и совместить это с личными делами и обязанностями, люди подвергаются сильным стрессам, которые только усиливаются, если в круговороте дел было забыто нечто действительно важное! Грамотно расставить приоритеты помогает техника To-Do List, или по-простому – список задач. Правильно составленный, этот список помогает завершать действительно важные дела, отслеживать «хвосты» и чувствовать себя полноценным и продуктивным. Так как же правильно составлять To-Do List?

Мозговой штурм

Для начала стоит определиться со средством составления пресловутого списка. Если Вы целый день не выпускаете смартфон из рук, то именно он станет Вашим помощником в этом деле. Использовать можно как встроенные заметки, так и специализированные программы. Некоторые из этих программ даже синхронизируют Ваш список задач на компьютере и смартфоне (например, Wunderlist, Any Do, Microsoft One Note и другие). Если же Вам претит постоянно глазеть на экраны, то Вы можете составлять To-Do List по старинке, с помощью ручки и бумаги. Главное, чтобы само составление списка не выводило Вас из себя, иначе все будет бесполезно!

Список задач

Выбрав способ создания, Вы должны внести в Ваш список задач все, что Вы планируете сделать: от принятия душа до презентации на следующей неделе и подарка маме на день рождения через три месяца! Разумеется, эти задачи различаются по своей природе, важности и времени, которое на них придется потратить. Не беспокойтесь о сортировке и маркировке этих задач, к этому вопросу мы подойдем чуть позже, а пока просто запишите все Ваши дела и желания. Таким образом, Вы освободите свою голову от этих вопросов и будете уверены, что ничего не забыли! Этот длиннющий список, даже не отсортированный, мы будем считать основным.

Список задач

Далее следует разгрузить Ваш список задач, делегировав из него все, что можно перепоручить, другим людям. Не бойтесь просить помощи, это очень важно, если Вы «зашиваетесь» по времени и не успеваете сделать все. В таких ситуациях человек обычно распыляется на мелкие дела, попросту забывая о более важных.

Список задач

Приводим список задач в порядок

Создайте категории в своем основном To-Do списке, например, «Рабочие задачи» и «Домашние дела». Когда Вы раскидаете Ваш список задач по категориям, Вам станет намного проще концентрироваться на каждой из них. И не забывайте, что каждая из этих категорий должна быть на виду в свое время: не имеет смысла размышлять над списком домашних дел, пока Вы сидите в офисе и выполняете рабочие задачи! Чтобы стать более продуктивным, отгородитесь от внешнего шума и сконцентрируйтесь на списке тех задач, которые наиболее актуальны в данный момент времени.

Список задач

Составляйте список задач на текущий день из основного, а когда составите – отложите основной список в сторону. Это просто: забивая свою голову будущими проблемами, Вы не даете уму спокойно решать сегодняшние! Таким образом, Вы перестанете чувствовать свою непродуктивность относительно задач, которые Вам только предстоит решать в обозримом будущем. Будьте реалистами: ближайшие 24 часа стоит посвятить задачам, которые можно решить за этот промежуток времени. Причем, желательно, чтобы таких задач на день было не больше десяти, а еще лучше – пяти. Если Вы не знаете, с какой задачи начать, вообразите свой день вплоть до момента, когда ложитесь спать и выберите задачу, которую точно хотели бы завершить до этого времени. Она и будет возглавлять список задач на сегодня!

Список задач

Заложите время на выполнение каждой задачи из текущего списка. Но будьте реалистичными при этом: если Вы заложите слишком мало времени на какую-либо из задач, к Вам снова вернутся негативные чувства непродуктивности и потерянного времени, а вместе с ними и стресс! Здраво обдумайте, сколько времени займет выполнение каждой задачи из списка, и планируйте день, исходя из этого. Не забывайте вставлять перерывы по 15-20 минут между задачами. Мозг должен отдыхать, чтобы эффективно переключаться между делами!

Список задач

Может прозвучать  как излишество, но Ваш список задач должен выглядеть аккуратно и эстетично. Это поможет Вам избавиться от напряжения, когда Вы в него заглядываете, и поменять отношение этому важному элементу Вашей жизни. Важно, чтобы список своим видом мотивировал Вас!

Список задач

Почувствуйте ответственность

Пропишите временные рамки в Ваш основной список задач. Это поможет Вам отслеживать все задачи, необходимые для включения в сегодняшний To-Do List, и не пропустить ни одной! Составляя ежедневный список, обязательно пробегитесь по основному с датами, чтобы не упустить задачи, дедлайн которых уже близок! Если у Вас нет определенного решения по времени выполнения какой-либо задачи, просто представьте, когда бы Вы хотели ее выполнить и укажите эту дату в основном списке. Ни одна задача не должна остаться без своего дедлайна. Если Вы не ставите этих целей, то некоторые задачи так и останутся висеть в неопределенности!

Список задач

Разместите свой список задач так, чтобы он был всегда на виду. Бессмысленно создавать список, который лежит в ящике стола и в итоге просто забывается. To-Do List – средство мотивации, и всегда должен быть под рукой или перед глазами: в смартфоне на главном экране, на рабочем столе, на стене перед Вашим рабочим местом, или на зеркале в ванной, например.

Список задач

Покажите кому-нибудь свой список задач. Это могут быть родители, друзья, коллеги, вторая половинка, любой человек, который может проверить Вас на выполнение задач из этого списка. Согласитесь, неловко выглядеть безответственным из-за невыполненной задачи из списка? Этот простой шаг будет мотивировать Вас на выполнение всего текущего списка. Вам не нужна сиделка, да и вряд ли кто-то согласится ею быть! Но очень важно, чтобы в Вашей жизни был человек, перед которым Вы чувствуете ответственность!

Список задач

Заключение

Понятие To-Do List появилось совсем недавно, однако же, на деле, это старый добрый список задач. Человеку сложно удержать в своем внимании сразу множество дел, он становится продуктивней, когда подходит к решению каждой задачи отдельно. Пользуясь данным руководством, Вы быстро научитесь составлять список задач, который Вы захотите выполнить целиком. Вы станете продуктивней, раскованней и свободней!